Na postagem anterior, falei um pouco sobre a procrastinação, a falta de produtividade e o impacto que estes dois problemas podem causar. Além disso, dei uma breve explicação sobre a importância de aplicarmos metodologias para tornar nossos dias mais produtivos e qual deveria ser a melhor forma de fazer isso: por meio da experimentação e da prática constantes. Ou seja, se você quer produzir mais durante o seu dia, não tem jeito parceiro, tem que agir, pegar o que você absorveu e experimentar. Tudo deve ser experimentado e praticado.
Nesta postagem, dou um exemplo prático de como você pode adaptar seus projetos pessoais com uma metodologia conhecida - principalmente por profissionais de Gestão de Projetos e de Engenharia de Software - como Scrum. Originado por meio de inúmeras experiências envolvendo sucessos e fracassos em projetos de software, ele é caracterizado por um conjunto de boas e eficientes práticas que irão te ajudar a definir bem o que você deve priorizar e fazer para realizar o seu projeto e ter um controle eficaz e eficiente de todo o trabalho que realizou.
Embora na área da Engenharia de Software ele seja dito como uma Metodologia Ágil de desenvolvimento de software, podemos considerar o Scrum como um Framework de gestão de projetos, uma vez que ele pode ser aplicado em diferentes contextos que não sejam apenas aqueles específicos da área da Engenharia de Software. Assim, apesar de ele possuir papéis bem definidos e diversas etapas que devem ser cumpridas para garantir que um grande projeto ou produto sejam finalizados de forma rápida, você também pode usá-lo para ler um livro, para produzir conteúdos para seu blog, para fazer um curso, para emagrecer ou até mesmo para manter a sua casa e suas roupas limpas. :)
Fonte: DevMedia
Sem entrar muito em detalhes técnicos, irei descrever rapidamente os principais elementos do Scrum para então explicar como você pode utilizá-lo para duplicar ou mesmo triplicar a sua produtividade. A imagem acima ilustra o fluxo das etapas do Scrum para se realizar um projeto, caracterizando a definição das tarefas, a iteratividade (ciclo de tarefas), acompanhamento e entrega constantes durante o desenvolvimento e a revisão e registro de experiências adquiridas ao final de cada ciclo e do projeto.
Etapas do Scrum
As etapas do Scrum são desempenhadas pelas pessoas envolvidas no projeto. Basicamente, o Scrum define três papéis importantes que é desempenhado por uma ou mais pessoas: O Product Owner, o Scrum Master e a Scrum Team. Abaixo, descrevo cada uma destas etapas e qual é a função de cada papel dentro delas.
1 - Definição do Product Backlog
O Product Backlog é o artefato que contém todo o tipo de informação que descreve o que um projeto deve ser, o que ele deve ter e o que deve ser feito para realizá-lo. O Product Owner é a única pessoa responsável por criar, manter e atualizar o Product Backlog. Em um projeto de Engenharia de Software, o Product Backlog pode ser o conjunto de documentos e diagramas que definem o que é o software e como ele deve ser desenvolvido.
Nos seus projetos pessoais, o Product Backlog pode ser uma simples folha no seu caderno de anotações ou uma planilha excel, onde você deve definir e priorizar o que é o seu projeto pessoal, e definir uma lista de coisas que você deve fazer para atingi-lo. É importante que você liste estas tarefas em ordem de prioridade, da mais importante para a menos importante, e estime um prazo para terminar cada uma delas.
2 - Sprint Planning (Definição da Sprint)
Sprint é um termo de Rugby que significa “arrancada”. No primeiro Sprint Planning, o Product Owner estará planejando a primeira Sprint (a primeira arrancada!) do projeto, onde ele seleciona um conjunto de atividades do Product Backlog e forma um conjunto menor de atividades chamado Sprint Backlog que deve ser executado em um intervalo de tempo mais curto e que esteja de acordo com as estimativas de tempo que o Scrum Master junto a Scrum Team devem dar para cada uma dessas atividades.
Em um projeto de software, uma Sprint dura entre uma semana a um mês, mas em seus projetos pessoais, elas podem durar o tempo que você achar necessário (eu recomendo entre uma a duas semanas inicialmente, para que você possa sentir o Scrum funcionar de forma rápida). Você deve selecionar um conjunto menor de tarefas de seu Product Backlog, criar seu primeiro Sprint Backlog e realizar estas tarefas durante o período de tempo que você definiu.
3 - Execução da Sprint
A Sprint é um ciclo de execução das tarefas definidas no Sprint Backlog, e compreende ao período que foi estimado durante o seu planejamento (Sprint Planning). Durante as Sprints, o Scrum Master é responsável por manter o Sprint Backlog atualizado, garantindo o acompanhamento das atividades e verificando o desempenho da equipe até o final do ciclo. Não tem mistério, na Sprint é onde a ação acontece, e você deve fazer o necessário para concluir todas as atividades que você definiu em seu Sprint Backlog pessoal.
4 - O Daily Scrum e As Três Perguntas
Aqui é onde está o pulo do gato que garante o acompanhamento e a execução eficiente do Scrum em si. O Daily Scrum é mais conhecido como a Reunião Diária, de curta duração (geralmente 15 minutos) e que acontece durante toda a Sprint, no início dos dias correntes. Nesta reunião, cada membro da equipe deve responder a três perguntas:
1 - O que você fez ontem?
2 - O que você irá fazer hoje?
3 - Tem alguma coisa te impedindo de fazer suas atividades?
São através dessas perguntas que o Scrum Master comprova que todos os membros da Scrum Team estão desempenhando seus papéis e verifica se existe algum problema que esteja atrapalhando o andamento das atividades.
Em seus projetos pessoais, o Daily Scrum deve ser o ato de você sentar no início de cada dia e definir o que você fez no dia anterior, o que vai fazer no dia corrente e se tem alguma coisa que está te atrapalhando para que você possa encontrar uma solução para contornar este problema. (Dica: Responda às três perguntas numa folha de papel! Não guarda as coisas na memória!)
5 - Sprint Review
Ao final de cada Sprint, toda equipe deve se reunir para apresentar os resultados. A Scrum Team, junto ao Scrum Master e ao Product Owner verificam tudo o que foi feito durante a Sprint, analisando se todas as tarefas do Sprint Backlog foram realizadas. Esta revisão das Sprints serve também para avaliar o desempenho da equipe, e esta avaliação servirá como base para definir se as próximas Sprints Backlog deverão ser mais volumosas e desafiadoras ou mais enxutas.
Esta revisão de Sprint também é importante em seus projetos pessoais para que você possa verificar se você atingiu por completo o objetivo da Sprint. Com toda a disciplina e honestidade que você deve ter, é preciso que você avalie o seu desempenho e grau de dedicação ao final de cada ciclo deste. Isso o ajudará a ajustar os seus próximos Sprint Backlog para que o torne mais tangível até que você esteja preparado para definir Sprint Backlogs maiores. É desta forma que você começará a otimizar o seu trabalho.
6 - Sprint Retrospective
Após a Sprint Review, é recomendável fazer uma retrospectiva para verificar alguns pontos referentes à execução da Sprint em si. O que funcionou bem e o que não funcionou durante a execução da Sprint? O que pode ser melhorado? O que pode ser feito para que seu desempenho aumente?
Em seus projetos pessoais, busque sempre formas de melhorar o que você está fazendo para realizar suas atividades, seja cuidando melhor de sua alimentação, dormindo melhor ou utilizando ferramentas e meios mais eficientes de executar uma determinada tarefa.
7 - O Ciclo Recomeça - Da segunda Sprint em diante
Feita a sua primeira Sprint Review, passe para o seu segundo Sprint Planning para definir o seu segundo Sprint Backlog para a sua segunda Sprint. Em outras palavras, prepare-se para a sua segunda arrancada! Ao final de sua segunda arrancada, prepare-se para terceira, depois parta para à quarta, à quinta e prossiga até o fim de seu objetivo. A cada arrancada que você dá, fica cada vez melhor!
Conclusão
No início, pode ser um pouco frustrante caso você não consiga realizar todas as tarefas de uma Sprint. Talvez você precise diminuir o volume de suas Sprint Backlog para que possa realizar todas as tarefas de seu projeto pessoal dentro de uma Sprint. Mas lembre-se que as vezes, é preciso dar dois passos para trás e pegar impulso para ir mais além do que imaginamos ser possível hoje.
Você irá avaliar seu desempenho, irá ver o quão produtivo você é, e se sentirá mais impulsionado a realizar suas atividades e aumentar o desempenho até ser capaz de realizar o dobro ou o triplo do trabalho na metade do tempo. Portanto, não desanime.
Como eu disse na postagem anterior, você deve aplicar a experimentar tudo o que você aprende, pois somente deste jeito você alcançará a sua própria forma de se tornar mais produtivo. Pode ser que o que eu tenha falado aqui até agora não tenha nenhuma aplicação para você, pode ser que tenha só em parte, ou talvez você queira se aprofundar mais nesta metodologia e adote ela para realizar seus projetos pessoais.
O importante, é que você busque se melhorar a cada dia, conhecendo e assimilando tudo aquilo que você acredita que acrescentará em sua vida e deixando de lado o que não serve. Como já dizia o meste:
"Absorva o que for útil, descarte o que não for. Adicione o que for unicamente seu."
Com essa mensagem, concluo esta postagem. Se você chegou até aqui, muito obrigado por ler tudo. Espero que a esta metodologia que estou aplicando e que está me ajudando a ser mais produtivo também possa te ajudar de alguma forma. E caso você tenha alguma dúvida a respeito do assunto, tenha achado algo a ser corrigido ou queira sugerir algum outro conteúdo, deixe o seu comentário ou entre em contato comigo pelos outros meios (e-mail, facebook, linkedin). No mais, agradeço aos que chegaram até aqui e desejo muito sucesso a todos!
Até a próxima postagem!
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